Stakeholder Engagement

Updated: Aug 19


Table of Content

1. Stakeholder Engagement - English

2. Stakeholder Engagement - Indonesian


Stakeholder Engagement - English


Stakeholder Engagement activities include formulating and implementing strategies in the form of actions to encourage productive involvement of Stakeholders in the project. Stakeholder Engagement activities begin when the project has not started, have started and continued throughout the project.


Defining a clear vision of the project and then communicating that vision to stakeholders will align all project stakeholders.


There are times when establishing a clear vision of the project that the Key Stakeholders can agree upon requires some difficult negotiations, especially with Key Stakeholders who do not always support the project. Figure 2-3, shows that there are several steps to effectively engaging stakeholders.


Navigating Effective Stakeholder Engagement
Figure 2-3. Navigating Effective Stakeholder Engagement


Identify

Identification of high-level stakeholders can be made before forming a project team. Then proceed with the identification of the stakeholders in more detail. These are ongoing activities throughout the project. Some Stakeholders are easy to identify, such as customers, sponsors, project teams, end-users, etc. However, there are also other stakeholders that are difficult to identify because they do not directly intersect with the project.


Understand and Analyze

Once the Stakeholders are identified, the Project Manager and the project team must understand the feelings, emotions, beliefs, and values ​​of the Stakeholders. These elements can create threats or opportunities for project outcomes. These elements can also change rapidly, so understanding and analyzing stakeholders is a continuous or ongoing activity.


Regarding the understanding of the project Stakeholders, the Project Manager needs to analyze each stakeholder's position in the project perspective. Some aspects that need to be considered in analyzing the stakeholders are:


► Power,

► Impact,

► Attitude,

► Beliefs,

► Expectations,

► Degree of influence,

► Proximity to the project,

► Interest in the project, and

► Other aspects surrounding stakeholder interaction with the project.


The above information can assist the project team in considering the interactions that may affect the stakeholders' motivation, actions, and behaviour. In addition to individual analysis, the project team must consider how the Stakeholders interact with each other, as they often form alliances that can help or hinder the project's objectives.


Prioritize

In many projects, sometimes there are too many Stakeholders involved, making it difficult for the project team to engage them effectively. For this reason, based on its analysis, the project team must determine priorities for these stakeholders. Generally, the project team should focus first on the Stakeholders with the highest Power and Interest. Later as the project progresses, the project team may have to re-prioritize based on new Stakeholders or changes that occur to Stakeholders.


Engage

In order to build positive Stakeholder engagement, collaborative work between the Project Manager, project team and Stakeholders is required in introducing the project, meeting their needs, managing expectations, solving problems, negotiating, prioritizing, solving problems, and making decisions. Engaging stakeholders involves the application of soft skills, such as active listening, interpersonal skills, conflict management, and leadership skills, such as building the vision and critical thinking.


Communicating with stakeholders can be done through written or oral means and can be formal or informal. Examples of each type of communication are shown in Table 2-1.


Table 2-1. Types of Communication

Types of Communication

Communication methods include push, pull, and interactive communication:

  • Push. Communication sent to stakeholders such as memos, emails, status reports, voice mail, and so forth. Push communication is used for one-way communications with individual stakeholders or groups of stakeholders. Push communication inhibits the ability to immediately gauge reaction and assess understanding; therefore, it should be used deliberately.

  • Pull. Information sought by the stakeholder, such as a project team member going to an intranet to find communication policies or templates, running internet searches, and using online repositories. Pulling information is used for indirect sensing of stakeholder concerns.

  • Interactive. Interactive communication can encourage deeper involvement of stakeholders. This includes exchanging information with one or more stakeholders such as conversations, phone calls, meetings, brainstorming, product demos, and the like


With all the forms of communication above, quick feedback communication will be useful for:

  • Confirm the extent to which the Stakeholders heard the message.

  • Determine whether Stakeholders agree with the message.

  • Identify whether the recipient detected any nuanced messages or other unwanted messages.


Monitor

Throughout the project, the Stakeholders may change as new Stakeholders are identified, and other stakeholders are no longer Stakeholders. As the project progresses, the attitudes or strengths of the Stakeholders may change. In addition to identifying and analyzing new Stakeholders, the Project Manager and project team must continually assess whether the current Stakeholder Engagement strategy is effective or needs to be adjusted. Therefore, the amount and effectiveness of the involvement of Stakeholders should always be monitored throughout the project.


The level of satisfaction of the Stakeholders can often be determined by conducting discussions with the Stakeholders as a whole. Project and iteration reviews, product reviews, stage gates, and other methods are ways to get regular feedback. For large groups of Stakeholders, surveys can be used to assess the level of satisfaction. If necessary, the Stakeholder engagement approach can be updated to achieve higher Stakeholder satisfaction.


Definition:

  • Stakeholder. An individual, group, or organization that may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project, program, or portfolio.

  • Stakeholder Analysis. A method of systematically gathering and analyzing quantitative and qualitative information to determine whose interests should be taken into account throughout the project.



Stakeholder Engagement - Indonesian


Aktivitas Stakeholder Engagement mencakup memformulasikan dan mengimplementasikan strategi dalam bentuk tindakan, untuk mendorong keterlibatan para Stakeholder pada proyek secara produktif. Kegiatan Stakeholder Engagement mulai dilakukan ketika proyek belum dimulai, sudah dimulai dan terus berlanjut sepanjang proyek berlangsung.


Mendefinisikan visi tentang proyek secara jelas dan kemudian mengkomunikasikan visi tersebut kepada para Stakeholder akan memberikan alignment yang baik di seluruh Stakeholder proyek.


Proses Stakeholder Engagement
Figure 2-3. Proses Stakeholder Engagement

Ada kalanya menetapkan visi tentang proyek secara jelas yang bisa disetujui oleh para Key Stakeholder memerlukan beberapa negosiasi yang cukup sulit, terutama dengan para Key Stakeholder yang tidak selalu mendukung proyek. Gambar 2-3, menunjukkan ada beberapa langkah untuk melibatkan para Stakeholder secara efektif.


Identify

Identifikasi para Stakeholder secara high-level dapat dilakukan sebelum membentuk tim proyek. Kemudian dilanjutkan dengan identifikasi para Stakeholder secara lebih terperinci. Hal ini merupakan kegiatan yang berkelanjutan selama proyek berlangsung. Beberapa Stakeholder mudah untuk diidentifikasi, seperti pelanggan, sponsor, tim proyek, end user, dan sebagainya. Namun ada juga Stakeholder lain yang sulit untuk diidentifikasi karena mereka tidak secara langsung bersinggungan ke proyek.


Understand and Analyze

Setelah para Stakeholder diidentifikasi, Project Manager dan tim proyek harus berusaha memahami perasaan, emosi, belief, dan value dari para Stakeholder. Elemen-elemen ini dapat menyebabkan threat atau opportunity bagi project outcome. Elemen-elemen tersebut juga dapat berubah dengan cepat, sehingga memahami dan menganalisis para Stakeholder adalah aktivitas yang bersifat terus menerus atau berkelanjutan.


Terkait dengan pemahaman para Stakeholder proyek, Project Manager perlu menganalisa posisi masing-masing para Stakeholder dalam perspektif proyek. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menganalisa para Stakeholder adalah:


► Otoritas (Power) para Stakeholder ,

► Impak proyek terhadap para Stakeholder ,

► Attitude para Stakeholder dalam memandang proyek,

► Beliefs para Stakeholder terhadap proyek,

► Ekspektasi para Stakeholder terhadap proyek,

► Kemampuan para Stakeholder untuk mempengaruhi Stakeholder lain (Degree of Influence),

► Ketertarikan para Stakeholder terhadap proyek

► Aspek lain yang mempengaruhi para Stakeholder ketika berinteraksi dengan proyek


Informasi diatas dapat membantu tim proyek dalam mempertimbangkan interaksi yang dapat mempengaruhi motivasi, tindakan, dan perilaku para Stakeholder. Selain analisis individu, tim proyek harus mempertimbangkan bagaimana para Stakeholder berinteraksi satu sama lain, karena mereka sering membentuk aliansi yang bisa membantu atau menghalangi tujuan proyek.


Prioritize

Pada banyak proyek, kadang ada terlalu banyak Stakeholder yang terlibat sehingga menyulitkan tim proyek untuk dapat melibatkan mereka secara efektif. Untuk itu, berdasarkan analisisnya, tim proyek harus menentukan prioritas terhadap para Stakeholder tersebut. Umumnya tim proyek harus fokus lebih dulu pada para Stakeholder dengan Power dan Interest paling besar. Nanti seiring dengan berjalannya proyek, sangat mungkin tim proyek harus memprioritaskan ulang berdasarkan Stakeholder baru atau adanya perubahan yang terjadi pada para Stakeholder.


Engage

Untuk dapat membangun keterlibatan para Stakeholder secara positif, dibutuhkan kerja sama secara kolaboratif antara Project Manager, tim proyek dan para Stakeholder dalam memperkenalkan proyek, mendapatkan kebutuhan mereka, mengelola ekspektasi, menyelesaikan masalah, bernegosiasi, memprioritaskan, memecahkan masalah, dan membuat keputusan. Melibatkan para Stakeholder membutuhkan penerapan soft skill, seperti mendengarkan secara aktif, keterampilan interpersonal, dan manajemen konflik, serta keterampilan kepemimpinan seperti membangun visi dan berpikir kritis.


Menjalin komunikasi dengan para Stakeholder dapat dilakukan melalui cara tertulis atau lisan, dan bisa formal atau informal. Contoh masing-masing jenis komunikasi ditunjukkan pada Tabel 2-1.


Table 2-1. Types of Communication


Metode komunikasi meliputi push, pull, dan komunikasi interaktif:

  • Push. Komunikasi yang dikirimkan kepada stakeholders seperti memo, email, status report, voice mail, dan lain sebagainya. Komunikasi push digunakan untuk komunikasi satu arah dengan pemangku kepentingan individu atau kelompok pemangku kepentingan. Komunikasi dorong menghambat kemampuan untuk segera mengukur reaksi dan menilai pemahaman; oleh karena itu, harus digunakan dengan sengaja.

  • Pull. Informasi yang dicari oleh pemangku kepentingan, seperti anggota tim proyek pergi ke intranet untuk menemukan kebijakan komunikasi atau template, menjalankan pencarian internet, dan menggunakan repositori online. Menarik informasi digunakan untuk penginderaan tidak langsung dari keprihatinan pemangku kepentingan.

  • Interactive. Komunikasi secara interaktif dapat mendorong keterlibatan para Stakeholder secara lebih dalam. Ini mencakup pertukaran informasi dengan satu atau lebih pemangku kepentingan seperti percakapan, panggilan telepon, rapat, brainstorming, demo produk, dan sejenisnya.


Dengan semua bentuk komunikasi di atas, feedback komunikasi yang cepat akan berguna untuk:

  • Mengkonfirmasi sejauh mana para Stakeholder mendengar pesan.

  • Menentukan apakah para Stakeholder setuju dengan pesan tersebut.

  • Mengidentifikasi apakah ada pesan bernuansa atau pesan tidak diinginkan lainnya yang terdeteksi oleh penerima.


Monitor

Sepanjang proyek, ada kemungkinan para Stakeholder akan berubah ketika ada Stakeholder baru diidentifikasi dan ada Stakeholder lain yang lain yang tidak lagi menjadi Stakeholder. Seiring berjalannya proyek, sikap atau kekuatan para Stakeholder pun dapat berubah. Selain mengidentifikasi dan menganalisis Stakeholder baru, Project Manager dan tim proyek harus terus menerus menilai apakah strategi Stakeholder Engagement saat ini efektif atau perlu disesuaikan. Oleh karena itu, jumlah dan efektivitas keterlibatan para Stakeholder harus selalu dipantau selama proyek berlangsung.


Tingkat kepuasan para Stakeholder seringkali dapat ditentukan dengan melakukan diskusi dengan para Stakeholder secara keseluruhan. Tinjauan proyek dan iterasi, tinjauan produk, gerbang panggung, dan metode lainnya adalah cara untuk mendapatkan umpan balik berkala. Untuk kelompok besar Stakeholder, survei dapat digunakan untuk menilai tingkat kepuasan. Jika perlu, pendekatan pelibatan para Stakeholder dapat diperbarui untuk mencapai kepuasan Stakeholder yang lebih tinggi.


Definisi:

  • Stakeholder. Seorang individu, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi, dipengaruhi oleh, atau menganggap dirinya dipengaruhi oleh keputusan, kegiatan, atau hasil dari proyek, program, atau portofolio.

  • Stakeholder Analysis. Metode pengumpulan dan analisis informasi kuantitatif dan kualitatif secara sistematis untuk menentukan kepentingan siapa yang harus diperhitungkan selama proyek berlangsung.